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“北京服务”金字招牌北辰会展闪耀上合峰会

2018-06-1319:39:03来源:北青网

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北青网讯(记者 龙颖)6月9日至10日,上海合作组织成员国元首理事会第十八次会议在青岛召开,山东青岛和此次峰会的会议中心成为了世人关注的焦点。峰会顺利举办的背后,离不开“北京服务”金字招牌的保障。从北京的APEC领导人会议周到杭州G20峰会,从“一带一路”高峰论坛、厦门金砖会晤到此次上合峰会,在近年来我国一系列主场外交峰会的服务接待中,提供服务保障的都是来自一支北京国企的队伍——北辰集团旗下北辰会展集团派出的管理服务团队。

此次再次“客场作战”的北辰会展团队同时指导4处场馆、近千名服务保障人员圆满完成了会议接待和多种服务保障任务,又一次在世界面前彰显了北京国企形象、中国大国风范,又一次让“北京服务”金字品牌完美绽放。

党建引领 政治担当 发挥首善标准做好“北京服务”

2017年11月6日,北辰会展首批人员抵达青岛,出现在眼前的还是一个大工地,工地里只有几根结构柱,此时距离峰会召开只有半年时间。在青岛旅游集团的统领下,北辰团队承担了场地功能规划、服务流线规划、建设改造顾问指导、工程系统咨询、现场执行管理、会务信息协调、服务英语培训、服务礼仪培训、会议宴会培训、服务演练组织、茶歇设计制作、菜品出品指导、工程保障指导、新场馆组建与运营筹备等任务。

“今年我们的任务最全。”北辰会展青岛项目执行总指挥伊蕾说,跟以往接待的峰会任务相比,今年的任务更多,为期2天的上合峰会中,根据不同会议场景,将有4处场馆参与接待。北辰会展承担的峰会服务保障任务涉及到会议和餐饮各个方面,包括:大小范围会议、双边及三边会议(会见)、签字仪式及共见记者会、双边宴会、会时全过程茶歇、迎宾合影、欢迎晚宴以及灯光焰火艺术表演服务等,届时将为领导人、元首及国际组织负责人、陪同人员及近随、会议代表等累计逾万人次提供国宾服务保障。

跟以往接待的G20和厦门会晤等峰会相比,此次峰会的场馆改造涉及范围较广,筹备时间较短,只有5个月时间。如何继续发挥首善标准,做好“北京服务”,诠释“中国服务”? 北辰集团先后从集团公司旗下15家单位抽调了参与过2014年APEC领导人会议周、2016年G20杭州峰会、2017年“一带一路”国际合作高峰论坛以及金砖国家领导人厦门会晤等重大国事活动的232名人员,组成顾问指导、服务保障以及运营筹备团队,他们中的绝大多数都曾参与过APEC领导人会议周、杭州G20峰会、“一带一路”高峰论坛、金砖国家领导人厦门会晤等重大国事活动的服务保障。

全程参与 专业指导 “遥控”4座场馆上演“北辰标准”

北辰团队同时“遥控”青岛国际会议中心、宴会厅等4处场馆。伊蕾形象地用全过程参与,全专业指导、全角度培训、全岗位保障、全空间运营即“五全”来诠释他们的工作。同时,北辰团队也面临着主体承接保障任务最繁、场馆改造时间最短、服务准备时间最少、演练场景最难,联合保障单位最多、保障任务最密、服务转场难度最大、外部对接单位和人员最杂等诸项艰辛之处。

北辰会展青岛项目工程总指挥张晓光说,北辰团队是场馆改造的工程顾问,此次工程顾问团队同样是经验丰富的“老将”,涉及水、电、音视频等专业,大部分都经过G20峰会和厦门会晤的洗礼。接到任务后,北辰团队在没有图纸的情况下,凭借丰富的场馆运营和管理经验,帮助场馆完成了各功能间的规划定位。

工程调度组长胡继和说,工程顾问团队根据以往参与国际会议的经验,从会务接待到工程系统安全运行等角度进行工程保驾,边拟方案边提建议,积极协调各方,推动场馆改造。在他们的建议下,主会场落客迎宾流线和布局顺利落地;场馆的部分厅室加大了会议屏幕、增加了隔断;增加了地下和地上两处厨房,分别出冷、热菜;考虑到机电系统的安全性和便利性,团队总计为场馆增加了临时配电箱112组、插座800余个,为每一个功能区提供了用电便利。配电箱的合理规划与设置得到了会务组和当地业主的赞许,小小电箱被亲切地称为“北辰电箱”。

除了让人惊叹的“北辰速度”,“北辰标准”也在各个场馆上演。田海超是此次峰会的场馆开荒负责人,他说,各场馆改造工作由于时间紧、任务重,物业外包单位人员不足。为保证峰会服务质量,北辰团队对全部物业人员进行梳理,对会时保障人员进行岗位优化筛选,选聘优秀人员全力投入开荒保洁工作,累计开荒面积10万余平方米,确保各场馆及时交付使用。北辰团队在管理保洁队伍时,定下了边工作、边培训的思路。“筹备初期,我们抽出中午和下班后的时间为大约160名保洁人员培训,后期则是纠正各种细节。包括抹布的折叠使用、镜子和面盆不能有水迹、地上不能有头发丝等等标准。”他举例说,比如地毯的清洁,以往保洁公司的标准是洗干净就行,而“北辰标准”还要求做完清洁后顺毛,这样地毯看起来更整齐干净。

精益求精 提升标准 零基础培训出“中国服务”

从首都北京到钱塘江畔,再到东海之滨和黄海之滨,北辰会展的服务标准一路走来,一路提升。此次参与接待的500多名服务人员中,既有从当地62家酒店抽调的优秀服务员,也有来自当地4所学校的225名学员,这些学员基本上都是零基础。针对人员水平参差不齐的情况,北辰团队从今年1月22日开始,对4所学校的225名学员进行封闭式培训,从零基础、全角度培训服务技能。除了进行礼仪形体、基础摆台等360个细项的技能培训,将每一项服务对标“北辰标准”外,北辰团队今年还结合会时任务,增加了英语服务、礼仪服务等4个专业场景培训,从个性化的角度提升单项服务技能。短短3个月,北辰团队将“北辰标准”倾囊相授。统计下来,累计培训超过1200课时。

6月9日下午,中外双边会见活动在青岛国际会议中心安仁厅举行。北辰会展青岛项目会议服务培训负责人于明霞介绍,当天下午,每一场双边会见结束后,服务人员都要在2分半钟内,对桌面上的全部物资进行翻台调整,其中大到代表国家形象的国旗,小到不为人注意的杯垫。全体服务保障人员在各国媒体的聚光灯下,有条不紊地一次次亮出了中国服务的风度和风采。同时,会见中需要有4次上咖啡的服务,北辰团队会务组行云流水的上咖啡服务也精准地控制在45秒内,用最少的人在最短的时间内,呈现最好的服务。

秉持工匠精神,锤炼“北京服务”,峰会期间,北辰团队指导的120名宴会服务人员提供了专业而周到的晚宴服务。在宴会厅厅面服务负责人韩雪手机里的演练数据统计表里,记录着密密麻麻的培训和演练数据:仅在5月下旬的两周内,针对贵宾室抢翻台、收餐等专项培训即达到800次左右,整场晚宴全流线演练一天最少3次……

百套菜单 景在餐中 餐饮加入“山东元素”

此次峰会的餐饮筹备上同样花费了不少心思。北辰会展青岛项目厨房总指导陈宝明介绍,峰会期间,单日用餐最高峰达2万人次,为保障餐饮环节完美呈现,北辰会展共派驻9名中西餐厨师支援上合峰会,完成了茶歇菜单10版、简餐菜单2版,近百套菜单的设计、制作及报审;对接总仓,更新12版食材清单并上报,以高标准、严要求的工作作风确保茶歇及简餐的完美呈现。

按照“世界水准、中国气派、山东风格、青岛特色”的办会目标,今年,北辰餐饮指导团队在兼顾各国饮食文化差异的同时,制作出了具有“山东元素”的茶歇和摆台,研制出了具有山东传统、青岛特色的餐点美食。会展中心茶歇区半人高的“崂山印象”巧克力雕塑大气磅礴,“红日”和“观海”雕塑浩瀚壮阔,巧夺天工地展现出山东和青岛地区山海交错的壮丽景色,让与会人员在品尝“中国味道”的同时,也能欣赏到“中国美景”和“中国文化”。

提前筹谋 无缝衔接 后期运营打造青岛会展新名片

北辰会展完成此次峰会服务保障任务的同时,同步推进的场馆运营工作已准备就绪。今年1月份,北辰会展就青岛国际会议中心的运营业务在青岛成立了专门的运营公司——奥帆公司。奥帆公司总经理赵鹏鹏介绍,运营是青岛国际会议中心下一阶段的首要任务。自2018年1月起,公司即着手制定后期运营方案,目前,青岛国际会议中心已完成VI设计、吉祥物设计,文创商品设计及打样。

接下来,由北辰会展运营管理的青岛国际会议中心将于今年7月1日正式运营。北辰团队将无缝衔接地做好物资交接和会后参观、运营等工作,延续“北辰精神”,持续打造“北京服务”品牌形象,推动会展产业不断发展。

责任编辑:龙颖(EN037)

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